Gestione dei programmi congressuali ECM, dal Word alla sala

Il programma di un congresso nasce quasi sempre in un file Word. Lo scrive il responsabile scientifico, lo correggono in tre, gira per email e cambia fino alla sera prima; intanto qualcuno lo ricopia sul sito, qualcun altro nella scheda di accreditamento, un terzo nei cartelli delle sale. Ogni copia è un’occasione per sbagliare un orario o un nome.

In AOSOL ECM il programma è fatto di dati, non di copie: si scrive una volta e le stesse sessioni servono per materiali, presenze e attestati.

Cosa gestisci

Sessioni, relatori e moderatori

Disponibile Le sessioni con orari e sale, i relatori e i moderatori con il ruolo che ricoprono ai fini dell’accreditamento. Un cambio di relatore si fa una volta sola, sui dati, senza rincorrere le versioni del documento.

File dei relatori in un posto solo

Disponibile Le slide dei relatori arrivano in piattaforma, legate alla sessione: niente allegati sparsi in dieci caselle email, niente “definitiva_v3_OK” trovata la sera prima.

Materiali dell’evento

Disponibile I materiali raccolti si pubblicano per i partecipanti dalla stessa piattaforma, collegati alla sessione a cui appartengono.

Programma importato da PDF o Word

In sperimentazione Carichi il programma così com’è e l’AI propone sessioni, orari e relatori; la segreteria verifica e corregge prima di pubblicare. È attiva con provider pilota: te la mostriamo in demo, non te la vendiamo come pronta.

Perché nell’ECM il programma non è un documento qualsiasi

Il Manuale nazionale di accreditamento fissa il contenuto minimo del programma: tra l’altro Id del provider, sedi, responsabile scientifico, destinatari, obiettivi formativi, orari per giornata, sessioni dettagliate, crediti e breve curriculum di docenti e moderatori. Fissa anche le finestre per le modifiche: fino al decimo giorno prima dell’inizio puoi cambiare tutto, dopo solo i docenti e la parte di programma che li riguarda. Con i dati strutturati sai sempre cosa hai cambiato e quando.

Come si lavora

1. Il responsabile scientifico scrive la bozza dove preferisce
2. La segreteria la trasforma in sessioni, orari, relatori e moderatori
3. I materiali dei relatori arrivano in piattaforma, sulla sessione giusta
4. Le modifiche si fanno sui dati, in un posto solo
5. Le stesse sessioni servono per le presenze in sala e per gli attestati

Con gli eventi residenziali e il CRM

Il programma è la base degli eventi residenziali: entrate e uscite si registrano per sessione e la soglia di presenza si calcola sugli orari che hai scritto qui. Se vuoi raccogliere anche le dichiarazioni sul conflitto d’interessi della faculty e gestire sponsor e comunicazioni, AOSOL CRM è l’upgrade enterprise.

Domande frequenti

Devo riscrivere i programmi che ho già?

No. Si inseriscono da quello che hai; l’importazione assistita da PDF o Word, in sperimentazione, accorcia il lavoro sui programmi più lunghi.

I relatori devono imparare un software?

No. Il loro materiale arriva in piattaforma legato alla sessione; non devono configurare nulla.

Funziona anche per eventi con sessioni parallele?

Sì, le sessioni hanno sale e orari propri. Ricorda che per l’accreditamento il percorso deve essere comune a tutta la platea: sessioni parallele seguite solo da una parte dei discenti sono ammesse solo nei casi previsti, come i workshop.

Dove lo vedo?

In una dimostrazione su appuntamento: partiamo da un tuo programma vero e lo trasformiamo in sessioni, relatori e materiali.